Top 5 herramientas para trabajar online
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Hoy en día es más necesario que nunca utilizar herramientas para trabajar online que nos ayuden a mejorar nuestra productividad en el mundo de la empresa si queremos ser competitivos y aumentar nuestra eficiencia. Mientras que antes tendíamos más a usar el teléfono simplemente para comunicar un mensaje rápido, ahora prácticamente no hay aplicación que no tenga un chat incorporado o alguna herramienta para asignar o programar tareas. En definitiva, se trata de trabajar mejor y no más duro. ¡Aquí va nuestro Top 5 herramientas para trabajar online!
Microsoft Teams dispone de chat tanto individuales como grupales, videoconferencias, sistema de envío de archivos, trabajo conjunto si usamos componentes de Microsoft 365 como Word o Excel y su interfaz es tan simple como intuitiva.
La comodidad de agrupar diferentes equipos o departamentos en su grupo de chat correspondiente y trabajar en conjunto es simplemente genial ahorrando tiempo y algún que otro dolor de cabeza. Trabajar online con esta herramienta no hace más que facilitarnos el día en el mundo de la empresa.
Para obtener Microsoft Teams, deberás registrarte en Office 365. El paquete Microsoft Teams Essentials cuesta 4€ por usuario/mes, el paquete Microsoft 365 Empresa Básico cuesta 6€ por usuario/mes. Tanto para el Microsoft 365 Empresa Estándar, que cuesta 12,50€ por usuario/mes, como para el plan anterior, puedes obtener una prueba gratuita durante un mes.
En su versión gratuita disponemos de las siguientes características:
- Llamadas en grupo de hasta 60 minutos y 100 participantes
- Chat ilimitado con amigos y familiares
- Planificación colaborativa con tareas y sondeo
- 5 GB de almacenamiento en la nube
- Cifrado de datos para reuniones, chats, llamadas y archivos
2. Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google
Estos tres pesos pesados se han convertido en herramientas indispensables en cualquier empresa debido a su sencillez de uso y su fantástica utilidad. Con ellos podemos crear, editar y compartir documentos además de dar o quitar permisos a los usuarios de nuestro equipo, generando así un flujo de trabajo totalmente orgánico.
Se pueden escribir comentarios en cualquier parte de los documentos haciendo muy fácil el trabajo al miembro de nuestro equipo que tenga que revisar una determinada tarea. De hecho podemos incluso etiquetar a miembros del equipo para indicarles que hagan algún tipo de edición del documento.
El hecho de que sus interfaces sea tan amigables y que sean completamente gratuitos, los convierte en aliados inseparables para múltiples tareas del día a día en nuestra empresa. Es una herramienta para trabajar online que se ha ganado la confianza y el respeto de la mayoría de usuarios.
Destacamos los siguientes beneficios:
- Es gratuito, solo necesitas una cuenta de Gmail para usarlo.
- Crea y edita documentos, hojas de cálculo y presentaciones online.
- Comparte y colabora con otros usuarios en tiempo real.
- Controla quién puede acceder a los documentos.
- Compatible con la mayoría de los formatos de archivo comunes, como DOC, XLS, RTF, PDF, PPT.
Asana es literalmente el planificador de tareas para todos los miembros de una empresa por excelencia. Permite crear tareas con todo tipo de especificación, fecha de entrega, añadir colaboradores a las tareas, notificar cuando una tarea ha terminado o ha sido modificada y mucho más.
Su interfaz basada en tableros facilita su uso y el hecho de que una tarea pueda estar en tableros diferentes mejora mucho la gestión cuando varios equipos o departamentos participan conjuntamente en dicha tarea.
Su versión gratuita permite colaborar con 15 miembros como máximo pero con tareas ilimitadas. El plan Premium cuesta 10,99€ e incorpora el generador de flujos de trabajo y el Plan Business cuesta 24,99€ e incluye todo tipo de integraciones como Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau y Power BI.
Como herramienta para trabajar online Asana es realmente indispensable si tienes un flujo importante de tareas y un equipo que tenga que gestionarlas.
Trabajar con Asana nos daría los siguientes beneficios:
- Flujos de trabajo para conectar equipos diferentes que compartan tareas.
- Creación y edición de tareas con todo tipo de detalle.
- Notificaciones del estado de las tareas y un sistema de comentarios en las mismas para mejorar la comunicación entre los colaboradores.
- Múltiples espacios de trabajo.
- Automatizaciones para aquellas tareas que sean repetitivas.
Github es un servicio de alojamiento de repositorio git dedicado al control de versiones, principalmente de códigos. Si eres una empresa de desarrollo de software es más que recomendable que uses GitHub como herramienta para trabajar online.
A la hora de trabajar desarrollando código, GitHub nos permite dividir nuestro trabajo en «ramas», de manera que cada colaborador trabaje en una rama y no se produzcan interferencias. Nos permite también llevar un control de los cambios que se producen en el código e incluso deshacerlos.
También podemos hacer comentarios, enlazar contenido o incluso más código de manera que un colaborador puede ayudar a otro.
Cuando todas las ramas han sido completadas, podemos unificar el trabajo de cada miembro del equipo en una sola rama principal y publicarlo todo.
Github para Teams tiene un coste de 4€ por usuario/mes, el plan Enterprise cuesta 21€ por usuario/mes pero si es para una sola persona puedes optar por el plan gratutito.
Los beneficios de trabajar con GitHub son muy potentes:
- Repositorios privados y públicos sin limites.
- Su comunidad es enorme y encontrar documentación es sencillo.
- Actualizaciones de seguridad automáticas.
- Múltiples branches o ramas de trabajo.
- Control de cambios en el código muy potente e intuitivo.
Figma es una herramienta para el prototipado y creación de wireframes, mockups y todo tipo de diseños.
En casi toda empresa que desarrolle algún contenido de tipo digital va a haber un departamento destinado al diseño gráfico y Figma permite colaborar a diferentes miembros de forma no destructiva. Su flujo de trabajo está basado en Atomic Design, es decir, crear elementos simples y jerárquicamente inferiores e ir aumentando de nivel hasta crear componentes, que están hechos de dichos elementos simples.
Cada miembro del equipo puede encargarse de sus tareas de diseño y separar en páginas todo lo que va haciendo para una mejor organización.
Gracias a esto, con Figma podemos editar y hacer cambios de prácticamente cualquier cosa en un abrir y cerrar de ojos y nos permite mostrar en tiempo real a un cliente el prototipado de, por ejemplo, una página web y visualizar rápidamente dichos cambios.
Si en tu empresa se hace diseño gráfico o web, Figma es una gran herramienta para trabajar online.
Sus precios van desde 12€ por editor/mes para la versión Pro, 45€ por editor/mes para la versión Organización y 75€ por editor/mes para la versión Enterprise. También dispone de una versión gratuita pero con limitaciones.
Trabajar con Figma nos aporta:
- Agilizar el proceso de diseño
- Compartir los diseños con el equipo y con terceros.
- Editar y hacer modificaciones muy rápidamente.
- Mejorar nuestro flujo de trabajo con plugins.
- Uso de plantillas totalmente editables.
Dentro de nuestro Top 5 herramientas para trabajar online podrían tener una mención especial Trello, Slack, Monday, Google Drive, Dropbox o NextCloud pero nos hemos querido centrar en un pequeño grupo que nos parecen innegociables.
