QR en facturas: Obligatorio por Hacienda
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Incluir códigos QR en facturas será obligatorio para asegurar la integridad de los datos registrados en todas ellas. Se trata de una nueva regulación a nivel europeo que busca mitigar el fraude y asegurar que las empresas se suben al tren de la digitalización. Si tienes una empresa o eres autónomo esto te interesa. ¡Vamos a por ello!
Adiós a las facturas tradicionales
Las facturas tradicionales llegan a su fin ya que el reglamento europeo obligará a añadir códigos QR en las mismas. Ojo, se podrán seguir emitiendo facturas en papel, pero independientemente de si son digitales o en papel, todas tendrán que incluir un código QR. Con esta regulación se pretende revolucionar el control fiscal de las empresas para así aumentar su transparencia.
No solamente esto, además, la Agencia Tributaria pretende que tanto ella como los ciudadanos puedan tener acceso a las facturas en tiempo real, desde cualquier dispositivo y lugar. Esto hará más fácil la detección de irregularidades y los procesos administrativos para las empresas serán un poco más fáciles.
Es decir, un golpe total contra el fraude fiscal.
¿Qué es un código QR?
Los códigos QR son los tradicionales códigos de barras pero con esteroides, por así decirlo. Son códigos de barras bidimensionales los cuales solamente pueden ser escaneados por teléfonos móviles. Los QR se pueden enlazar a sitios web, correos electrónicos, números de teléfono o archivos.
¿Cómo funcionará el QR en las facturas?
Primero de todo, el QR no incluirá datos sensibles de los negocios, sino la información necesaria para garantizar la autenticidad de las facturas y asegurar el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Por tanto, la privacidad se respetará en tiempo y forma.
La información que sí es relevante será transmitida a Hacienda, es decir, los datos de la propia factura para poder comprobar su veracidad.
El tamaño del código QR deberá ser de 30×30 y 40×40 milímetros y seguir las especificaciones de la norma ISO/IEC 18004, es decir, lo habitual.
Reglamento adicional para el código QR en las facturas
En el caso de facturas expedidas utilizando los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7 del Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, deberá incluirse además, de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial de la persona titular del Ministerio de Hacienda y Función Pública, el siguiente contenido:
1. La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código QR. En el caso de que la factura sea electrónica, la representación gráfica podrá ser sustituida por el contenido que representa el código QR.
2. Estas facturas, sean electrónicas o no, incorporarán además la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU” únicamente en aquellos casos en los que el sistema informático realice la remisión de todos los registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, conforme a lo dispuesto en los artículos 15 y 16 del citado Reglamento.»
El Reglamento ha sido actualizado para incluir un nuevo apartado en su artículo 7, con el fin de hacer obligatorio el uso del código QR en las facturas simplificadas. Otra de las enmiendas al Reglamento es la incorporación de un nuevo apartado en su artículo 8, que establece lo siguiente:
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura se presumirá acreditada cuando se haya expedido utilizando un sistema o programa informático en conformidad con los requisitos contenidos en el Reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
¿Pueden sancionarme si no incorporo el QR en las facturas?
La emisión de facturas con datos falsos o falseados o cometer un error en la liquidación de impuestos al deducir cantidades diferentes a las que en realidad corresponderían pueden suponer multas del 75% “del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado en la infracción.
Pero no temas, puedes evitar problemas con Hacienda con estos consejos:
- Consultar las campañas informativas y los recursos de apoyo para los emprendedores que lanzará la Agencia Tributaria próximamente.
- Usar programas de facturación y contabilidad fiables. Con Crownet lo tendrás más fácil, ya que desarrollamos un Software de gestión ERP Cloud dentro de un entorno seguro.
¿Cuándo entra en vigor la norma?
A más tardar el 1 de julio de 2025, todos los sistemas de facturación de las empresas deberán estar totalmente preparados para cumplir con los nuevos requisitos establecidos en el Real Decreto 1007/2023.
Sin embargo, según se recoge en el nuevo reglamento de facturación, la obligación de que los sistemas de facturación que utilizan los autónomos y negocios incluyan un QR en las facturas entrará en vigor en diferentes etapas, dependiendo del caso.
Así, para los productores y comercializadores de bienes, esta obligación se pondrá en marcha nueve meses después de la aprobación de la orden ministerial. Según adelantaron los asesores fiscales, esto podría ocurrir entre febrero y marzo de este año, por lo que estos autónomos y negocios deberían comenzar a cumplirlo, incluso, a finales de 2024.
Para realizar esta facturación podrán optar por utilizar sistemas privados de producción de pagos debidamente acreditados y reconocidos por la Agencia Tributaria Española, o utilizar la aplicación que será implantada por la propia Agencia